Home » Communiceren doe je persoonlijk!

Communiceren doe je persoonlijk!

Twitter Updates

Oeps: Twitter reageert niet. Wacht svp een paar minuten en ververs deze pagina.

Advertenties

Hoe vaak hoor je het niet, het probleem was slechte communicatie! Communicatie is een toverwoord, maar o zo moeilijk. De praktijk:

Ik ben nu alweer een half jaar werkzaam als aanjager Waddenzee Werelderfgoed. Een prachtige baan. Wist u dat er zoveel mensen en organisaties rondom de Waddenzee aan het werk zijn. Elke dag ontdek ik weer nieuwe mensen, organisaties projecten. Het spreekt vanzelf dat met zoveel partijen er ook evenveel belangen zijn. Qua communicatie is het dan ook een stevige uitdaging waar ik mee worstel.

Onlangs heb ik een korte nieuwsbrief de deur uit gedaan om mijn contacten op de hoogte te stellen waar ik allemaal mee bezig was en ook om ze te inspireren met zaken waar anderen mee bezig zijn. Gelijk kreeg ik veel reacties van mensen die het een leuk initiatief vonden, ook veel inhoudelijke reacties van mensen die meer over een onderwerp wilden weten. Dat ging dus goed. Maar ik kreeg ook reacties die gaan over: waarom doe je dat, het is onzin, waarom wordt er niet naar ons geluisterd? Terwijl je dus mensen wilt inspireren ga je ook mensen irriteren, dat is niet de bedoeling. Kijkend naar de reacties is het veelal het gevolg van te weinig informatie in de tekst waardoor er snel conclusies worden getrokken. De oplossing uitgebreider schrijven werkt niet omdat dan veel mensen afhaken. Bij een verdere analyse kwam ik tot de volgende inzichten (open deuren?) die ik graag met u deel:

  1. Degene die negatief reageerde zij mensen die ik nog niet goed ken,
  2. Mensen die mij beter kennen vragen om extra informatie, om het beter te begrijpen,
  3. Eerdere ervaringen met een onderwerp bepalen mede de reactie,
  4. Commentaar heeft ook te maken met de ervaringen die men heeft met intermediaire partijen.
  5. E-mail mist de emoties en daarom worden dingen snel anders uitgelegd.

Slechte onderlinge relaties, daar heb ik last van. Als aanjager werk ik voor het gehele Nederlandse waddengebied en heb ik ook veel connecties met Duitsland. Als organisatie X moeite heeft met organisatie Y, en ik moet met beide werken en zij moeten eigenlijk samenwerken, wat dan? Moet ik de problemen oplossen, kan ik dat überhaupt wel? In de wetenschap dat waar twee kiften er ook twee waarheden zijn en elke organisatie (persoon) zijn eigen belangen heeft maar dat een ieder het beste wil voor het gebied (in de meest brede zin) focus ik me op het gezamenlijke doel. Het kennen van de belangen is het moeilijkste, daarvoor is veel persoonlijk contact nodig. Ik ga de problemen niet oplossen maar door samenwerking kan er vertrouwen ontstaan, een basis voor een duurzame relatie.

Een ander dilemma is, wanneer informeer ik iemand?  Vooral in mijn werk voor de gemeente loop ik hier tegenaan. Leidinggevenden en bestuurders willen graag op de hoogte zijn. In welk stadium doe je dat. Daar is geen antwoord op te geven, het is van de persoon afhankelijk. Als je te vroeg en te vaak iemand informeert dan lezen ze het niet meer, te laat is ook niet goed omdat ze dan voor voldongen feiten staan. Ik ben weliswaar ambtenaar maar niet één die risico’s mijdt, ik heb zogezegd een overdosis aan initiatief. Daarom ben ik in de praktijk vaker te laat dan te vroeg met informeren. Wat kan ik er aan doen? De oplossing is misschien wel korte mededelingen die de nieuwsgierigheid prikkelen.

Door dat ik twee deeltijdfuncties heb, ben ik minder vaak op mijn kantoren waardoor de informele informatie-uitwisseling er bij inschiet. Bij het huis voor de Wadden is er om 10 uur altijd een moment van gezamenlijk koffiedrinken, een mooi moment om al dan niet over het werk te spreken. Zo’n setting zouden we bij de gemeente ook moeten creëren. Het institutionaliseren van open koffie intern en extern lijkt me prachtig.

Ik ga proberen wekelijks een kort bericht te schrijven van wat ik de afgelopen week heb gedaan, staccato. Ik zal jullie op de hoogte houden of het werkt.

Het verschuilen achter communicatie is eigenlijk een zwaktebod. Als je investeert in een persoonlijke relatie zal miscommunicatie snel verminderen en accepteer je wat meer van elkaar. Dus mensen ga praten!

Hoe ga ik dan de communicatie de komende tijd verbeteren?

  1. Nog meer te investeren in de partners in het Waddengebied, met nog meer mensen spreken en vaker!
  2. Nog beter duidelijk maken wat men wel en niet van mij mag verwachten!
  3. Voor de gemeente een wekelijks kort bericht schrijven van wat ik de afgelopen week heb gedaan, staccato!
  4. Toch wat vaker bloggen en de link naar mijn bestuurders en leidinggevenden sturen
  5. Me eens verdiepen in het fenomeen open koffie, kunnen we vast wel wat mee doen.

 

Een stevige uitdaging met twee banen van 18 uur, maar ik ga er voor. Bel me maar voor een afspraak. Ik houd u hier op de hoogte.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: